FUNCIONES ADMINISTRATIVAS

Las labores del departamento de sistemas y procedimientos se sintetizan en la aplicación de las siguientes actividades que representan las funciones administrativas:

 PROCEDIMIENTOS

Elaboración de instructivos de procedimientos, o sea el planteamiento por escrito de la forma en que debe realizarse cada trámite. Todos los instructivos de procedimiento de la institución, o de un área concreta de ésta, se unen para forma, lo que se conoce como manual de operación o de procedimientos. En la redacción del instructivo de procedimiento juegan un destacado papel, además de la descripción en sí del trámite, los siguientes conceptos:

POLÍTICAS, o sea las normas generales de acción, que son aplicables en el campo cubierto por el instructivo. Normalmente se puede formar adicionalmente lo que se denomina como manual de políticas, compendiando todo este tipo de normas que a veces aparecen en los distintos instructivos, o simplemente se usan en la vida diaria de la empresa aunque muchas veces no están forzosamente por escrito.

FORMATOS. Estos juegan un papel vital dentro de un procedimiento, pues son los instrumentos con los que éste se cristaliza. En ese orden de ideas, tendrá gran importancia el adecuado diseño de los formatos a fin de dar la máxima agilidad a las distintas operaciones que deban realizarse.

 ORGANIZACIÓN. Se definen las funciones básicas que requiere la institución para el logro de sus objetivos y se diseña una estructura de organización que vaya acorde con las necesidades de la misma. Estos aspectos se expresan a través de lo que se denomina como organigrama u organograma. Asimismo, deberán analizarse las cargas de trabajo del personal y, con base en esto, redactar descripciones de puestos, para que todos sepan lo que deben hacer, así como sus atribuciones. Los puntos anteriores constituyen el elemento principal de lo que se denomina como manual de organización.

INFORMÁTICA. Por su parte, esta área debe analizar .la viabilidad de sistemas manuales, mecanizados o electrónicos para la producción de información y proponer alternativas de solución, definir los estándares operativos de los sistemas automatizados, asegurar que se proporcione el soporte técnico a los sistemas automatizados, y desarrollar y mantener programas para el procesamiento de la información.

AUDITORÍA ADMINISTRATIVA. De esta función conviene recordar las ideas que al respecto plantea William P. Leonard: "Esta clase de auditorías sirve para evaluar la capacidad administrativa en todos los niveles. Tiene por finalidad descubrir los puntos de peligro en pérdidas innecesarias, observar el desempeño y valorar la eficacia de los controles, confirmar a la dirección que las políticas y procedimientos de la empresa están siendo cumplidos, revisar los planes y objetivos generales, estudiar nuevas ideas, mejorías y nuevas clases de equipos, así como determinar si la empresa está produciendo beneficios debidos.