Las
labores del departamento de sistemas y procedimientos se sintetizan en la
aplicación de las siguientes actividades que representan las funciones
administrativas:
PROCEDIMIENTOS
Elaboración
de instructivos de procedimientos, o sea el planteamiento por escrito de la
forma en que debe realizarse cada trámite. Todos los instructivos de
procedimiento de la institución, o de un área concreta de ésta, se unen para forma,
lo que se conoce como manual de operación o de procedimientos. En la redacción
del instructivo de procedimiento juegan un destacado papel, además de la
descripción en sí del trámite, los siguientes conceptos:
POLÍTICAS,
o sea las normas generales de acción, que son aplicables en el campo cubierto
por el instructivo. Normalmente se puede formar adicionalmente lo que se
denomina como manual de políticas, compendiando todo este tipo de normas que a
veces aparecen en los distintos instructivos, o simplemente se usan en la vida
diaria de la empresa aunque muchas veces no están forzosamente por escrito.
FORMATOS.
Estos juegan un papel vital dentro de un procedimiento, pues son los
instrumentos con los que éste se cristaliza. En ese orden de ideas, tendrá gran
importancia el adecuado diseño de los formatos a fin de dar la máxima agilidad
a las distintas operaciones que deban realizarse.
ORGANIZACIÓN. Se definen las funciones básicas
que requiere la institución para el logro de sus objetivos y se diseña una
estructura de organización que vaya acorde con las necesidades de la misma.
Estos aspectos se expresan a través de lo que se denomina como organigrama u
organograma. Asimismo, deberán analizarse las cargas de trabajo del personal y,
con base en esto, redactar descripciones de puestos, para que todos sepan lo
que deben hacer, así como sus atribuciones. Los puntos anteriores constituyen
el elemento principal de lo que se denomina como manual de organización.
INFORMÁTICA.
Por su parte, esta área debe analizar .la viabilidad de sistemas manuales, mecanizados
o electrónicos para la producción de información y proponer alternativas de
solución, definir los estándares operativos de los sistemas automatizados, asegurar
que se proporcione el soporte técnico a los sistemas automatizados, y desarrollar
y mantener programas para el procesamiento de la información.
AUDITORÍA
ADMINISTRATIVA.
De esta función conviene recordar las ideas que al respecto plantea William P.
Leonard: "Esta clase de auditorías sirve para evaluar la capacidad
administrativa en todos los niveles. Tiene por finalidad descubrir los puntos
de peligro en pérdidas innecesarias, observar el desempeño y valorar la
eficacia de los controles, confirmar a la dirección que las políticas y
procedimientos de la empresa están siendo cumplidos, revisar los planes y
objetivos generales, estudiar nuevas ideas, mejorías y nuevas clases de
equipos, así como determinar si la empresa está produciendo beneficios debidos.
El Procedimiento administrativo es el cauce formal de
la serie de actos en que se concreta la actuación administrativa para la
realización de un fin. El procedimiento tiene por finalidad esencial la emisión
de un acto administrativo
